A pergunta parece burocrática, mas é a que mais mexe no resultado da sua feira. O prazo decide o preço, decide quanto projeto cabe no orçamento e decide se o stand entra no pavilhão sem susto.
A resposta curta: cerca de 90 dias antes da abertura. A resposta útil é entender o que acontece em cada janela de tempo, porque dá para fechar depois disso, só muda o que você consegue fazer.
O que dá para fazer em cada janela de prazo
| Antecedência | O que é possível |
|---|---|
| 120 a 90 dias | Cenário ideal. Dá tempo de estudar mais de uma proposta de projeto, ajustar, aprovar com o promotor com folga, resolver documentação e produzir no ritmo normal. É a janela com mais opção e melhor preço. |
| 90 a 60 dias | Confortável. Projeto definido rápido, uma rodada de ajuste e segue. Ainda dá para escolher materiais e acabamento sem correr. |
| 60 a 30 dias | Aperto. O projeto precisa sair quase pronto de primeira. Produção entra em ritmo puxado e começa a aparecer hora extra. A escolha de acabamento passa a depender do que está disponível, não do que é ideal. |
| Menos de 30 dias | Emergência. Costuma ser viável com soluções mais padronizadas e custo maior. Depende muito da agenda da montadora e do prazo de aprovação que o promotor daquela feira pratica. |
Esses números valem para um stand construído de porte médio. Projeto grande, com mezanino, estrutura suspensa ou tecnologia pesada, puxa tudo para trás: comece a conversar com 150 dias.
Por que o prazo não é sobre a obra
Quem olha só a produção acha que trinta dias bastam. Na prática, a maior parte do tempo é consumida por etapas que não dependem da montadora sozinha:
- Aprovação do projeto pelo promotor. Cada feira tem o seu prazo e o seu processo. Projeto reprovado volta para ajuste e entra na fila de novo.
- Documentação técnica. Responsabilidade técnica depende de profissional habilitado e de emissão junto ao conselho, não sai no mesmo dia. Está detalhado no guia de documentação para montar stand.
- Credenciamento da equipe. Tem data de corte própria, normalmente anterior à montagem.
- Serviços contratados do promotor. Energia, internet e limpeza têm prazo separado e preço maior fora dele.
- Aprovação interna da sua empresa. Costuma ser a etapa mais imprevisível de todas, porque envolve marketing, comercial e quem assina.
Os meses em que o prazo encolhe
Antecedência não é só uma conta de calendário, é disputa por agenda. Quando várias feiras grandes se concentram no mesmo período, montadora, transporte e equipe de montagem ficam escassos ao mesmo tempo, e o prazo confortável vira prazo apertado.
Em 2027, em São Paulo, dois períodos concentram as maiores feiras:
- Abril. Feicon (6 a 9), Intermodal (13 a 15) e Automec (20 a 24), em três semanas seguidas.
- Maio. Bett Brasil (4 a 7) e, no mesmo intervalo de 18 a 21, Hospitalar e Fispal Food Service, em pavilhões diferentes.
Se a sua feira cai nessas janelas, antecipe em pelo menos 30 dias. O calendário completo está em feiras em São Paulo em 2027.
Contagem regressiva do expositor
| Quando | O que precisa estar resolvido |
|---|---|
| 120 dias antes | Espaço contratado com o promotor, metragem e formato definidos, manual do expositor lido. |
| 90 dias antes | Montadora escolhida e projeto em desenvolvimento. |
| 75 dias antes | Projeto aprovado internamente e enviado para aprovação do promotor. |
| 60 dias antes | Identidade visual e artes fechadas, documentação técnica encaminhada. |
| 45 dias antes | Serviços do pavilhão contratados: energia, internet, limpeza. |
| 30 dias antes | Produção em andamento, equipe credenciada, logística agendada. |
| 15 dias antes | Conferência final de material, equipe comercial treinada, brindes e impressos prontos. |
Um roteiro completo do que não pode faltar está no checklist do expositor.
E se a feira é daqui a três semanas?
Acontece, e tem solução. O caminho costuma ser reduzir a complexidade do projeto em vez de reduzir a presença: montagem mais padronizada, comunicação visual forte na testeira e investimento concentrado no que o visitante vê de longe. Vale mais chegar bem resolvido em algo simples do que chegar incompleto em algo ambicioso.
O que não dá para fazer em três semanas é pular aprovação de projeto e documentação. Esse prazo é do promotor, não da montadora, e stand sem aprovação não entra no pavilhão.
Sua feira está em qual mês?
Diga a data e a metragem e a gente te responde direto se o prazo é confortável, apertado ou se é caso de ajustar o projeto. Sem enrolação.
Falar com a ArquiplanoVeja também: como funciona a montagem de stands em São Paulo ›
Perguntas frequentes
Com quanta antecedência devo contratar a montagem do stand?
A referência é cerca de 90 dias antes da abertura da feira. Esse prazo cobre desenvolvimento e aprovação do projeto, documentação técnica, credenciamento da equipe e produção em ritmo normal. Para projetos grandes, com mezanino ou estrutura suspensa, o ideal sobe para 150 dias.
Dá para montar um stand com 30 dias de antecedência?
Em geral sim, com soluções mais padronizadas e custo maior, e desde que o prazo de aprovação de projeto daquela feira permita. O limite nunca é só a produção: é a aprovação do promotor e a documentação técnica, que têm prazos próprios.
Por que fechar em cima da hora custa mais caro?
Porque a produção passa a acontecer em hora extra, o frete vira regime especial, a escolha de material fica limitada ao que está disponível e não sobra margem para negociar com fornecedor. Além disso, em meses de feiras concentradas a agenda de montagem simplesmente se esgota.
Quanto tempo antes preciso aprovar o projeto com o promotor da feira?
Varia por evento e está definido no manual do expositor. É a primeira informação a procurar quando o manual sai, porque é ela que define a data real em que o projeto precisa estar pronto, e não a data da feira.
Conteúdo: Mente Mestra