Feira não perdoa atraso. A data de abertura não muda, o pavilhão não estende o horário de montagem e o que não ficou pronto simplesmente não fica.
Este é um roteiro prático, organizado por etapa. Os prazos abaixo são referências comuns no mercado.
O que vale de verdade é o manual do expositor que o promotor da feira envia. Cada evento tem as suas datas e as suas regras, e elas passam na frente de qualquer referência geral.
Assim que o espaço for contratado
- Baixar e ler o manual do expositor inteiro, principalmente as páginas de prazos, altura máxima permitida, carga por metro quadrado e regras de material
- Anotar em uma agenda as datas limite de entrega de projeto, de credenciamento e de montagem
- Confirmar a metragem exata, o número do stand e quantas faces ficam abertas para o corredor, porque isso muda todo o layout
- Definir o objetivo da participação: gerar lead, lançar produto, atender cliente atual ou fechar venda no local
Cerca de 90 a 60 dias antes
- Escolher a montadora e fechar o projeto do stand
- Aprovar o layout considerando o que a equipe vai precisar fazer ali dentro: recepção, mesa de reunião, depósito, ponto de demonstração
- Definir pontos de elétrica, hidráulica e internet, que costumam ser contratados à parte com o promotor e têm prazo próprio
- Enviar o projeto para aprovação do promotor, quando o evento exigir
- Reservar hotel e transporte da equipe, se houver gente de fora
Ainda em dúvida sobre o formato do stand? A diferença entre básico, misto e construído muda justamente o prazo desta etapa. Explicamos cada um no guia dos três formatos de stand.
Cerca de 60 a 30 dias antes
- Fechar a comunicação visual: textos, logo em alta resolução, imagens, tudo revisado
- Definir o mobiliário e os equipamentos: TV, totem, prateleira, vitrine, frigobar
- Produzir o material impresso e os brindes, se houver
- Fazer o credenciamento da equipe que vai trabalhar no stand
- Confirmar com a montadora se a pré-montagem está prevista e em que data
Quer tirar a parte técnica da sua lista?
A Arquiplano cuida do projeto, da documentação exigida pelo evento, da montagem e da desmontagem, nos principais pavilhões de São Paulo.
Falar com a ArquiplanoVeja também: o serviço de montagem de stands da Arquiplano ›
Última semana
- Confirmar horários de montagem e as credenciais de acesso ao pavilhão
- Conferir a logística de entrega dos produtos e materiais: quem leva, em que horário, por qual portão
- Separar um kit de emergência: fita, tesoura, extensão, carregador, pano, álcool, grampeador
- Alinhar com a equipe quem fica em qual turno e o que cada um fala com o visitante
- Definir como os contatos vão ser registrados: leitor de crachá, formulário no celular, planilha
Dias de montagem
- Estar presente, ou ter alguém da empresa presente, na conferência final do stand
- Testar tomadas, iluminação, TV e internet com tudo ligado ao mesmo tempo
- Conferir se os textos e o logo foram aplicados corretamente, sem erro de grafia ou de cor
- Organizar o depósito antes de a feira abrir, não durante
Durante a feira
- Registrar todo contato no momento em que ele acontece, não no fim do dia
- Repor material e limpar o stand no início de cada dia
- Fotografar o stand ainda no primeiro dia, com boa luz e sem gente na frente: essas fotos servem para a próxima feira, para o site e para as redes
- Anotar o que funcionou e o que atrapalhou, enquanto a memória está fresca
Desmontagem
- Confirmar o horário limite de desmontagem, porque passar dele costuma gerar multa
- Retirar produtos, equipamentos e material gráfico antes de a estrutura começar a sair
- Combinar com a montadora o que será guardado para reaproveitamento na próxima edição
- Fazer uma reunião curta de balanço na semana seguinte, com o time que esteve no stand
Os três erros que mais aparecem
- Deixar o projeto para depois. Prazo de fabricação não comprime. Quanto mais tarde o projeto é fechado, menores ficam as opções.
- Ignorar os serviços do promotor. Energia, internet e limpeza costumam ser contratados separadamente, com data limite própria. Perder esse prazo sai caro ou simplesmente não tem solução.
- Não conferir a montagem. O momento de descobrir um problema é na pré-montagem ou no galpão, não na véspera da abertura.
Onde a montadora entra
Boa parte deste checklist é responsabilidade do expositor, mas uma montadora experiente carrega uma fatia relevante dele: o preenchimento da documentação exigida pelo evento, a aprovação do projeto junto ao promotor, a pré-montagem para teste estrutural e a equipe certificada em segurança para trabalhar dentro do pavilhão.
Perguntas frequentes
O que é o manual do expositor?
É o documento que o promotor da feira envia a cada expositor com as regras do evento: prazos de entrega de projeto, altura máxima permitida, carga por metro quadrado, materiais autorizados, horários de montagem e desmontagem. Ele vale acima de qualquer referência de mercado.
Quem contrata energia, água e internet do stand?
Na maioria das feiras esses serviços são contratados diretamente com o promotor, à parte do espaço e da montagem, e têm data limite própria. Perder esse prazo costuma significar custo maior ou indisponibilidade.
Quando devo fechar a montadora do stand?
Assim que o espaço for contratado. Projeto, aprovação junto ao promotor e fabricação têm um tempo mínimo que não comprime, e quanto mais tarde a montadora entra, menores ficam as opções de formato.
O que acontece se eu passar do horário de desmontagem?
A maior parte dos eventos aplica multa e pode cobrar pela remoção do material deixado no pavilhão. Por isso a desmontagem entra no planejamento com a mesma atenção que a montagem.
Vamos organizar a sua próxima feira
Conte qual é o evento, a metragem e a data. A gente devolve o caminho mais seguro para chegar lá pronto.
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Conteúdo: Mente Mestra